1. Verantwortlichkeit und Datenschutzrollen
Nadin Issa – BOS Kantine
Einzelunternehmerin
Saalburgstr. 2
12099 Berlin
Telefon: 030 63962932
E-Mail: info@boskantine.de
Nadin Issa ist Verantwortliche für die öffentlich erreichbare Webseite, Vertragsanbahnung und Kundenverwaltung, Supportkommunikation, Abrechnung der Softwareleistung sowie die eigene System- und Zugriffssicherheit.
Für personenbezogene Inhalte innerhalb eines eingerichteten Kunden-Arbeitsbereichs ist grundsätzlich der jeweilige Vertragspartner als Verantwortlicher zuständig, weil er Zweck, berechtigten Personenkreis und konkrete Nutzung bestimmt. Er informiert seine Nutzenden gesondert über seine Kontaktdaten und die örtliche Verarbeitung. Nadin Issa verarbeitet Arbeitsbereichsdaten auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und ausschließlich nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen.
Datenschutzanfragen zu einem konkreten Profil, Kontostand oder Arbeitsbereich sollen zunächst an die zuständige Kundenorganisation beziehungsweise deren lokale Administration gerichtet werden. Allgemeine Fragen zur Plattform können über die vorstehenden Kontaktdaten gestellt werden.
2. Zweck der Anwendung
BOS Kantine unterstützt geschlossene Gemeinschaften bei Bestellungen, Essensanmeldungen, Bestandsführung und der Verteilung gemeinschaftlicher Kosten. Persönliche Salden und das Kassenbuch sind Dokumentationswerte; BOS Kantine verwahrt oder überträgt kein Gemeinschaftsgeld. Davon zu unterscheiden ist die Vergütung für die Software und vereinbarte Einrichtungsleistungen, die an die Anbieterin gezahlt wird.
3. Verarbeitete Daten
- Profil- und Zuordnungsdaten: vollständiger Name, optionaler Anzeigename, Personenkreis, Stamm- und Gastzuordnungen, Aktiv- oder Archivstatus sowie bei Aushilfsprofilen Name und Dienststelle für den örtlich eingestellten Dienstabschnitt;
- Nutzungs- und Abrechnungsdaten: Artikelbuchungen, Essensanmeldungen, Kostenanteile, Kontostände, Einzahlungen, Auszahlungen, Einkaufsauslagen, Kostenübernahmen, Korrekturen, Startübernahmen, Favoriten und zugehörige Nachweise;
- Verwaltungsdaten: Name und Benutzername von Administratoren, Rolle, zugeordneter Arbeitsbereich und letzter Anmeldezeitpunkt;
- Vertrags- und Zahlungsnachweise: Vertragspartner und Ansprechpartner, Anschrift, Kundentyp, vereinbarte Abteilungsplätze und Preise, Angebots- und Vertragsfassungen, Rechnungen, Zahlungsreferenzen, Kündigungen und Erstattungen; bei digitaler Annahme Name, E-Mail-Adresse und Funktion der erklärenden Person, Erklärungen, Dokumentprüfsumme, Zeitpunkt und technische Nachweise;
- Supportdaten: bei einer Support-Anfrage Name, E-Mail-Adresse, optionaler Standort, Betreff, Kategorie, Nachricht, optionale Anhänge, Ticketverlauf und Sicherheitsprotokolle. Der öffentliche Ticketzugriff verwendet einen zufällig erzeugten Zugriffstoken; in der Datenbank wird hiervon nur ein Hash gespeichert;
- Protokoll- und Sicherheitsdaten: Zeitpunkte, IP-Adresse, Sitzungsdaten, erfolgreiche oder fehlgeschlagene Anmeldungen sowie sicherheits- und abrechnungsrelevante Änderungen im Audit-Protokoll; bei einer zulässigen endgültigen Löschung eines unbenutzten Profils bleiben Name, Personenkreis, Zeitpunkt und der Löschvorgang als Nachweis im Audit-Protokoll erhalten;
- technische Verbindungsdaten: die Daten, die Browser und Server zur Bereitstellung der aufgerufenen Seite austauschen, einschließlich Protokolldaten zur Abwehr von Angriffen und zur Fehleranalyse.
Die Daten stammen von den betroffenen Personen, aus deren Nutzung der Anwendung oder von berechtigten lokalen Administratorinnen und Administratoren.
Essensanmeldungen können Varianten und Stückzahlen enthalten. Die Auswahl eines vegetarischen Angebots ist keine Erklärung über Gesundheit oder Religion. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsangaben, sind nicht vorgesehen; bitte keine Diagnosen, Allergieakten oder vergleichbar sensiblen Angaben in Freitexte oder Anhänge aufnehmen. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Produktstatistiken dienen der örtlichen Mengen- und Einkaufsplanung, nicht einer Beschäftigtenbewertung.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Daten natürlicher Vertragspartner werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung und Durchführung des Softwarevertrages verarbeitet. Bei Ansprechpartnern einer Organisation beruht die erforderliche Geschäftskommunikation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das Interesse besteht in der Abwicklung des Vertrags mit der Organisation.
- Der sichere Plattformbetrieb, Zugriffskontrollen, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention, Support, die nachvollziehbare Archivierung oder Löschung von Profilen sowie erforderliche Sicherheitsprotokolle beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einem sicheren, zuverlässigen und nachvollziehbaren Betrieb.
- Die Bearbeitung einer durch den Absender veranlassten Support-Anfrage erfolgt zur Beantwortung und technischen Unterstützung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit vorvertragliche oder vertragliche Kommunikation betroffen ist, im Übrigen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Für Arbeitsbereichsdaten bestimmt der jeweilige Vertragspartner als Verantwortlicher die im Einzelfall zutreffende Rechtsgrundlage und informiert die betroffenen Personen hierüber. BOS Kantine verarbeitet diese Daten nur nach dokumentierter Weisung und auf Grundlage der hierfür geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt.
Erforderliche Vertrags- und Zugangsdaten werden für Abschluss und Durchführung des Vertrags benötigt; ohne sie kann der betreffende Zugang oder Vertrag nicht bereitgestellt werden. Optionale Angaben sind entsprechend gekennzeichnet. Rechtsgrundlagen für Beschäftigtendaten und eine gegebenenfalls erforderliche Beteiligung von Personal- oder Betriebsrat sind vom örtlichen Verantwortlichen gesondert zu prüfen; die Software begründet keine solche Rechtsgrundlage.
5. Sichtbarkeit und Empfänger
Personenbezogene Daten sind nur im für die jeweilige Funktion erforderlichen Umfang für autorisierte Personen sichtbar. Dazu können Mitglieder des ausgewählten Arbeitsbereichs, lokale Administratorinnen und Administratoren, berechtigte Systemadministratoren sowie die Plattformbetreiberin für technische Administration, Vertrags- oder Supportzwecke gehören. Eine Nutzung zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.
Das Hosting erfolgt bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. ALL-INKL verarbeitet Hostingdaten auf vertraglicher Grundlage; bei Kunden-Arbeitsbereichen erfolgt der Einsatz als Unterauftragsverarbeiter. Nach Angaben des Anbieters werden die Daten auf Servern in Deutschland gespeichert.
Ist die optionale externe Notfallkopie durch die Owner-Verwaltung aktiviert, werden Datenbank-Sicherungen und ein Archiv der Anwendung vor der Übertragung zusätzlich verschlüsselt und anschließend in einem gesonderten OneDrive-App-Ordner abgelegt. Empfänger ist der OneDrive-Dienst von Microsoft. Die Anwendung erhält hierfür nur die Berechtigung für diesen App-Ordner, nicht für das übrige OneDrive. Microsoft kann je nach Konto- und Dienstkonfiguration Daten auch außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeiten. Für Arbeitsbereichsdaten ist diese optionale Unterauftragsverarbeitung deshalb nur auf Grundlage der einschlägigen vertraglichen Garantien und der AVV zulässig; die Verschlüsselung ersetzt diese rechtliche Prüfung nicht.
Weitere Empfänger erhalten Daten nur, wenn dies gesetzlich erlaubt, zur Vertragserfüllung erforderlich oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung notwendig ist.
Support-Anfragen einschließlich Anhängen sehen nur die für den Vorgang zuständigen Personen; Owner können Tickets innerhalb des gewählten Mandanten verwalten. Interne Notizen sind nicht für Ticket-Erstellende sichtbar.
In der Personenauswahl können berechtigte Mitglieder Namen, interne Salden und den Essensanmeldestatus anderer Personen des freigegebenen Arbeitsbereichs sehen. Das ist keine ausschließlich persönliche Einzelkontoansicht. Berechtigte Administratoren können die wirksamen Kontobuchungen im jeweiligen Abteilungskontext einsehen. Gemeinsam verwendete Abteilungs-PINs ersetzen keine persönliche Identitätsprüfung. Der örtliche Verantwortliche muss diese Sichtbarkeit transparent erklären und auf den notwendigen Personenkreis begrenzen.
Bei Zahlungen der Softwarevergütung per Überweisung oder PayPal verarbeiten die beteiligten Zahlungsdienstleister Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Es besteht kein Zugriff dieser Zahlungsdienste auf die internen Kantinenkonten allein durch deren Erfassung in BOS Kantine. Eine externe Supportperson erhält nur den für ihr Ticket bestimmten Zugang; der Zugriffslink ist vertraulich zu behandeln.
Der Wechsel auf Microsoft 365 Business Basic mit OneDrive for Business ist vorgesehen, aber noch nicht als abgeschlossen bestätigt. Bis zur tatsächlichen Umstellung wird ein privates OneDrive-Konto verwendet. Für den geschäftlichen Einsatz müssen die Microsoft-Vertragsbedingungen einschließlich Datenschutzvereinbarung (DPA), die Mandantenregion, Unterauftragnehmerfreigaben und gegebenenfalls Übermittlungsgarantien dokumentiert und das Backup tatsächlich mit dem Geschäftskonto verbunden werden. Ein für diesen Einsatz geeigneter Auftragsverarbeitungsvertrag und die erforderlichen Unterauftragnehmer-/Übermittlungsnachweise sind noch nicht bestätigt. Diese Angabe beschreibt den tatsächlichen Stand und ist keine datenschutzrechtliche Freigabe. Vor weiteren Sicherungen personenbezogener Auftragsdaten müssen die Voraussetzungen geklärt oder ein geeigneter Sicherungsdienst verwendet werden. Auskunft zu Empfängern und gegebenenfalls eingesetzten Drittlandgarantien kann über die oben genannte Kontaktadresse angefordert werden.
6. Cookies und Sitzungen
Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies. Sie dienen der Anmeldung, der Zuordnung des ausgewählten Arbeitsbereichs, der Absicherung der laufenden Sitzung und der CSRF-Abwehr. Zum Schutz öffentlicher Support-Formulare werden Rate-Limit-Informationen auf Grundlage gehashter technischer Daten verarbeitet. Es werden keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Cookies eingesetzt.
Bei einer Installation als Web-App kann der Browser statische Dateien wie Design, Schriften, JavaScript und Symbole lokal zwischenspeichern. Die Web-App speichert darüber keine API-Antworten, Buchungen oder sonstigen Arbeitsbereichsdaten für eine Offline-Nutzung. Die Zwischenspeicherung kann über die Browser- oder App-Einstellungen entfernt werden.
Soweit ein Zugriff auf das Endgerät für den ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, erfolgt er ohne Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Diese Ausnahme gilt nicht pauschal für beliebige zusätzliche Speicher- oder Analysefunktionen. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach den oben genannten DSGVO-Rechtsgrundlagen.
7. Speicherdauer
Profildaten werden gespeichert, solange die Teilnahme besteht oder sie für offene Abrechnungen benötigt werden. Profile ohne Buchungs-, Konten- oder sonstige operative Historie können auf Veranlassung des Verantwortlichen endgültig gelöscht werden; der dokumentierte Löschvorgang bleibt im Audit-Protokoll. Profile mit Abrechnungs- oder Nachweisdaten werden in der Regel archiviert, bis keine berechtigten oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe mehr entgegenstehen.
Buchungs-, Kassen- und Korrekturdaten bleiben nur so lange erhalten, wie sie für die Gemeinschaftsabrechnung, offene Ansprüche oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Eigene Rechnungen werden grundsätzlich acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres aufbewahrt (§ 14b UStG). Für andere Unterlagen gelten, soweit einschlägig, gesonderte Fristen, etwa sechs Jahre für Geschäftsbriefe oder zehn Jahre für bestimmte Buchführungsunterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO). Nicht jede interne Kantinenbuchung unterliegt automatisch einer steuerlichen Aufbewahrungspflicht. Sicherheits- und Auditdaten werden zweckgebunden aufbewahrt; Erforderlichkeit und Löschung sind regelmäßig zu prüfen.
Die in der Plattform einstellbare Inaktivitätsfrist ist eine technische Zulässigkeitsprüfung und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Sie bewirkt keine automatische Löschung und ersetzt weder die Prüfung eines Löschantrags noch die örtliche Löschplanung. Ein eingestellter Betriebsstart macht frühere Testdaten nicht pauschal aufbewahrungspflichtig. Auch Löschprotokolle können personenbezogen bleiben und unterliegen einer eigenen Erforderlichkeitsprüfung.
Die vorgesehene Sicherungsrotation bewahrt interne Datenbanksicherungen 14 Tage vollständig, tägliche bis 90 Tage und wöchentliche bis 365 Tage auf. Für aktivierte externe verschlüsselte Datenbankkopien sind bis zu 365 Tage, für Anwendungsarchive bis zu 14 Tage vorgesehen. Die Rotation wird bei erfolgreichen Sicherungsläufen ausgeführt; ausgefallene oder während Wartungen gesperrte Läufe erfordern eine Nachkontrolle und gegebenenfalls manuelle Bereinigung. Sicherungen sind zweckgebunden und kein unbegrenztes Archiv. Nach einer Wiederherstellung sind zwischenzeitliche Löschungen und Einschränkungen erneut umzusetzen.
Support-Tickets und Anhänge werden nur so lange gespeichert, wie dies für Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit, Sicherheitszwecke sowie die Klärung von Ansprüchen erforderlich ist. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine berechtigten oder gesetzlichen Gründe entgegenstehen.
8. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig am Sitz der verantwortlichen Stelle ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.
9. Sicherheit
BOS Kantine verwendet unter anderem rollenbasierte Zugriffe, mandantenbezogene Berechtigungsprüfungen, geschützte Sitzungen, Protokollierungen sowie für Support-Anhänge eine serverseitige Typ- und Größenprüfung und berechtigungsgeprüfte Auslieferung. Die Maßnahmen werden risikoorientiert überprüft und weiterentwickelt. Auch berechtigte Nutzer sind verpflichtet, PINs und Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und offene Sitzungen auf gemeinsam genutzten Geräten ordnungsgemäß zu beenden.
10. Änderungen dieser Erklärung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn Funktionen, Verarbeitungsvorgänge oder rechtliche Anforderungen sich ändern. Es gilt die jeweils in der Anwendung veröffentlichte Fassung.
Stand: 17. September 2026
1. Geltungsbereich, Kundenkreis und Zweck
BOS Kantine ist ein digitales Organisations- und Abrechnungswerkzeug. Es unterstützt freiwillige, nicht auf Gewinnausschüttung ausgerichtete Gemeinschaften bei Bestellungen, Essensanmeldungen, Bestandsführung und der Verteilung tatsächlich entstandener Kosten. Die Nutzung ist ausschließlich autorisierten Personen gestattet.
Vertragspartner kann eine Organisation oder eine natürliche Person sein, die einen Arbeitsbereich für eine private Gemeinschaft einrichtet. Vor Vertragsschluss wird der Kundentyp eindeutig festgehalten. Handelt die Vertragsperson als Verbraucher im Sinne von § 13 BGB, gelten die zwingenden Verbraucherrechte einschließlich der gesondert bereitgestellten Widerrufsinformation. Einzelne Mitarbeitende und Mitglieder werden durch die bloße Nutzung nicht automatisch selbst zu Vertragspartnern.
Ergänzend gelten der zum Kundentyp passende individuelle Nutzungsvertrag und, soweit eine Auftragsverarbeitung vorliegt, die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Diese Nutzungsbedingungen regeln die Bedienung durch autorisierte Nutzende und ersetzen die individuellen Vertragsunterlagen nicht.
2. Rolle von BOS Kantine
BOS Kantine verkauft keine Speisen oder Waren, nimmt keine Zahlungen für die örtliche Gemeinschaft entgegen, verwahrt kein Gemeinschaftsgeld und führt kein Zahlungs- oder Bankkonto der Nutzenden. Die Software dokumentiert ausschließlich die von den Beteiligten oder deren Administratoren eingetragenen Vorgänge.
Verträge über Einkäufe, Zubereitung, Ausgabe, Erstattung oder Zahlung entstehen – soweit überhaupt – unmittelbar innerhalb der örtlichen Gemeinschaft beziehungsweise zwischen den tatsächlich beteiligten Personen. BOS Kantine wird dadurch nicht Vertragspartei.
3. Freiwillige Teilnahme und Zugang
Die Teilnahme an einer Gemeinschaft und die Nutzung der Anwendung sind freiwillig. Abteilungs-PINs und persönliche Verwaltungszugänge dürfen nur von berechtigten Personen genutzt und nicht an Außenstehende weitergegeben werden. Vorgänge unter einem Zugang werden dem jeweiligen Arbeitsbereich oder Administratorkonto zugeordnet.
Bei Aushilfsprofilen sind vor Buchungen Name und Dienststelle für den örtlich eingestellten Dienstabschnitt anzugeben. Ein neuer Abschnitt kann zu den konfigurierten Schichtzeiten beginnen, nicht nur um Mitternacht. Dadurch wird die Identifizierungsangabe erneuert; bestehende Buchungen und Schulden werden nicht zurückgesetzt. Die Angabe wird für die nachvollziehbare örtliche Abrechnung protokolliert.
4. Buchungen und Kostenanteile
- Erfasst werden nur reale, gemeinschaftsbezogene Kosten, Guthaben und Erstattungen.
- Preise und Umlagen sollen den tatsächlich entstandenen Aufwand abbilden. Kalkulierte Sicherheits- oder Rundungsbeträge dürfen nicht der privaten Gewinnerzielung oder Ausschüttung dienen.
- Angezeigte Kontostände sind interne Rechenwerte. Ein Guthaben ist keine verzinste Einlage; ein negativer Saldo ist nach den Regeln der örtlichen Gemeinschaft zeitnah auszugleichen.
- Gutschriften für Einkaufsauslagen dürfen höchstens in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Auslage verbucht werden.
- Monatliche Gemeinschaftskosten dürfen nur auf Personen verteilt werden, die der jeweiligen Kostenbeteiligung zugestimmt haben oder nach den transparent bekannt gegebenen örtlichen Regeln daran teilnehmen.
- Eine Startübernahme dient ausschließlich dazu, einen nachvollziehbaren Anfangs-Kassenbestand und bereits bestehende persönliche Salden aus einem vorherigen System zu dokumentieren. Sie ist kein Zahlungsdienst und ersetzt weder Belege noch eine örtliche Prüfung der übernommenen Werte.
Unter „Abrechnung“ dürfen nur tatsächlich entgegengenommene und in die Kasse gelegte Bareinzahlungen erfasst werden. Im Kassenbuch werden insbesondere Einkaufsauslagen als Guthaben, tatsächliche Barauszahlungen und Kassen-Geschenke ohne persönliche Guthabenzuordnung dokumentiert. Eine als Guthaben gebuchte Einkaufsauslage erhöht nicht den realen Kassenbestand; eine sofort bar erstattete Auslage darf nicht zusätzlich als persönliches Guthaben erfasst werden.
Die örtliche Administration legt verfügbare Essensarten und gegebenenfalls die Stückabrechnung fest. Eine Anmeldung ist von der späteren Abrechnung zu unterscheiden. Bei Kostenaufteilung können tatsächliche Gesamtkosten und ein ausgewiesener gemeinsamer Zuschlag einbezogen werden. Verwendete Rundungsschritte und daraus entstehende Mehrbeträge sind transparent zu erläutern. Eine spätere Neuverteilung darf nur begründet, nachvollziehbar und für die betroffenen Personen erkennbar erfolgen. Nicht stattfindende Mahlzeiten sind administrativ zu klären; der Tageswechsel allein ist kein Abrechnungsnachweis.
5. Belege, Richtigkeit und Korrekturen
Personen, die für die Gemeinschaft einkaufen, sollen Originalbelege oder gleichwertige Nachweise bis zur abschließenden Abrechnung aufbewahren. Nutzende prüfen ihre Buchungen und Kontostände zeitnah. Erkennbare Fehler sind unverzüglich der lokalen Administration mitzuteilen oder innerhalb einer angebotenen Selbstkorrekturfrist rückgängig zu machen.
Berechtigte Administratoren dürfen nachweislich fehlerhafte Einträge über die vorgesehenen Korrekturfunktionen rückabwickeln. Korrekturen werden mit ihren Auswirkungen und einem Protokollnachweis erfasst; ein einfaches Verbergen ersetzt keine Rückabwicklung. Angezeigte Lagerbestände sind rechnerische Werte und können durch Verkäufe negativ werden. Tatsächliche Bestände sind durch Inventur zu prüfen. Der Abbruch einer offenen Inventur verändert keine Bestände.
6. Keine Gewinnausschüttung
Ein zufälliger Überschuss bleibt zweckgebunden in der jeweiligen Gemeinschaft und wird für künftige gemeinschaftliche Kosten verwendet oder transparent ausgeglichen. Er darf nicht als Gewinn an Organisatoren, Administratoren oder einzelne Beteiligte ausgeschüttet werden. Erstattet werden dürfen nachgewiesene Auslagen und bestehende persönliche Guthaben.
7. Lebensmittel, Allergene und vegetarische Wünsche
Auswahl, Einkauf, Lagerung, Zubereitung, Kennzeichnung und Ausgabe von Lebensmitteln liegen ausschließlich bei den handelnden Personen der örtlichen Gemeinschaft. Gesetzliche Hygiene-, Allergen- und lebensmittelrechtliche Vorgaben sind vor Ort einzuhalten. BOS Kantine prüft weder Zutaten noch Verträglichkeit oder Lebensmittelsicherheit.
Die Auswahl „Vegetarisch, falls möglich“ ist ein unverbindlicher Wunsch. Ob er erfüllt werden kann, entscheidet sich nach dem tatsächlichen Tagesangebot.
8. Missbrauch und Sperrung
Unberechtigte Zugriffe, manipulierte Buchungen, fingierte Auslagen und jede zweckfremde Nutzung sind untersagt. Zugänge oder Profile können bei Missbrauchsverdacht, Sicherheitsrisiken, Beendigung der Teilnahme oder offenen Klärungen vorübergehend gesperrt beziehungsweise archiviert werden.
9. Support
Der öffentliche Support-Bereich dient technischen und organisatorischen Anfragen zu BOS Kantine. Zugangsdaten, Passwörter, vollständige Zahlungsdaten oder andere besonders schutzbedürftige Informationen dürfen nicht übermittelt werden. Antworten und interne Notizen werden getrennt verarbeitet; interne Notizen sind nicht für Ticket-Erstellende sichtbar.
10. Verfügbarkeit in der Closed Beta
Die Betaphase hebt vereinbarte Leistungen und zwingende gesetzliche Rechte nicht auf. Erforderliche Aktualisierungen einschließlich Sicherheitsaktualisierungen werden im maßgeblichen Bereitstellungszeitraum zur Verfügung gestellt. Weitergehende Änderungen bei Verbraucherverträgen unterliegen insbesondere § 327r BGB; gesetzliche Informations- und Beendigungsrechte bleiben unberührt.
Für notwendige technische Arbeiten kann die Owner-Verwaltung den Betrieb zeitweise sperren, einschließlich Anmeldungen, Buchungen und Supportformularen. Geplante Wartungen sollen möglichst vorab angekündigt werden; bei akuten Sicherheitsrisiken kann eine sofortige Sperre erforderlich sein. Die angezeigte Dauer ist eine Schätzung. Rechtstexte und der vorhandene Kündigungsweg bleiben erreichbar; gesetzliche Rechte werden durch Wartung nicht eingeschränkt. Dringende Erklärungen können an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.
Wichtige Belege sollten zusätzlich gesichert werden. Die Installation als Web-App bietet keine Offline-Buchungsgarantie. Bei abgelaufener Sicherheitsprüfung ist die Seite über die angebotene Schaltfläche neu zu laden; eine nicht bestätigte Buchung darf nicht als erfolgreich vorausgesetzt werden.
11. Haftung
Es gelten die gesetzlichen Haftungsregeln. Eine Haftungsbeschränkung gilt nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung. Für die Richtigkeit örtlich eingetragener Preise, Bestände, Buchungen und Personendaten sind die jeweils eintragenden beziehungsweise verwaltenden Personen verantwortlich.
12. Ende der Teilnahme
Beim Ausscheiden sind offene Salden nach den örtlichen Regeln zu klären. Unbenutzte Profile ohne Vorgänge und ohne Saldo können durch berechtigte Verwaltungspersonen entfernt werden; bei vorhandenen Nachweisen sind Aufbewahrung, Archivierung und gegebenenfalls Anonymisierung gesondert zu prüfen. Die technische Inaktivitätsfrist ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung. Ein Löschvorgang wird nachvollziehbar protokolliert; gesetzliche Betroffenenrechte bleiben unberührt.
13. Ergänzende örtliche Regeln
Eine Gemeinschaft darf ergänzende Regeln festlegen, etwa zu Abrechnungsintervallen, Auszahlungswegen, Belegprüfung oder wiederkehrenden Kosten. Sie dürfen diesen Nutzungsbedingungen und zwingendem Recht nicht widersprechen und müssen für alle Betroffenen transparent zugänglich sein.
14. Softwarevertrag, Preise und digitale Annahme
Ein Vertrag über die Software wird mit dem im Vertragsdokument benannten Vertragspartner geschlossen; die Zahl aktiver Abteilungen kann den vereinbarten Umfang und Preis bestimmen. Maßgeblich sind die ausdrücklich vereinbarten Bruttogesamtpreise, Leistungszeiträume und Einrichtungsleistungen. Monatliche Vergleichspreise ändern eine vereinbarte jährliche Zahlungsweise nicht. Eine geänderte öffentliche Textfassung ändert bestehende Preise oder Verträge nicht rückwirkend.
Bei Verbrauchern gelten insbesondere die gesetzlichen Rechte für digitale Produkte, Widerruf und Kündigung. Ein Widerruf kann unabhängig vom Support durch eine eindeutige Erklärung an die Anbieterin erfolgen; Einzelheiten und Musterformular werden mit dem Verbrauchervertrag bereitgestellt. Die elektronische Widerrufsfunktion ist ohne Anmeldung über „Vertrag widerrufen“ erreichbar. Nach Angabe von Name, Vertrag oder Vertragsteil und Bestätigungs-E-Mail wird die Erklärung mit „Widerruf bestätigen“ übermittelt. Eine speicherbare Eingangsbestätigung enthält die Erklärung sowie Datum und Uhrzeit; sie wird außerdem unverzüglich zum E-Mail-Versand übergeben. Eine Kündigung ist davon zu unterscheiden und unter anderem über den öffentlich angebotenen Kündigungsweg möglich. Die digitale Annahme wird mit Dokumentversion, Prüfsumme und Erklärung dokumentiert; sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur.
Stand: 17. September 2026
1. Kein Verkauf durch BOS Kantine
Die Software bietet selbst keine Speisen oder Waren an und nimmt kein Geld entgegen. Bargeld, Überweisungen und Einkäufe werden ausschließlich von den Personen der örtlichen Gemeinschaft organisiert.
2. Tatsächliche Kosten statt Gewinn
Umlagen und Artikelpreise orientieren sich an den realen Einkaufskosten und nachvollziehbaren Gemeinschaftsaufwendungen. Die Gemeinschaft dient nicht dazu, privaten Gewinn zu erzielen oder an Einzelne auszuschütten.
3. Belege und Einkaufsauslagen
Wer Geld auslegt, weist die Ausgabe durch einen Beleg oder einen vergleichbaren Nachweis nach. Als Guthaben wird höchstens der tatsächlich gezahlte gemeinschaftsbezogene Betrag erfasst. Eine Auszahlung oder Verrechnung wird nachvollziehbar dokumentiert.
Bareinzahlungen auf persönliche Konten werden ausschließlich unter „Abrechnung“ nach tatsächlichem Geldeingang gebucht. Einkäufe aus der Kasse oder sofortige Barauslagen-Erstattungen vermindern die Kasse im Kassenbuch, ohne zusätzlich ein persönliches Guthaben zu erzeugen. Wird eine private Auslage stattdessen als Guthaben angerechnet, ändert dies nicht den Bargeldbestand. Eine Doppelbuchung ist zu vermeiden.
4. Persönliche Salden
Jede Person kann ihren internen Kontostand und ihre Buchungen einsehen. Negative Salden sollen zeitnah ausgeglichen werden. Guthaben können für spätere Gemeinschaftskosten verwendet oder nach den örtlichen Regeln ausgezahlt werden; sie werden nicht verzinst. Barspenden oder sonstige Kassen-Einzahlungen ohne Personenzuordnung dürfen nicht einem persönlichen Guthaben zugerechnet werden und sind getrennt zu dokumentieren.
5. Überschüsse und Differenzen
Kleine Rundungs- oder Einkaufsdifferenzen werden transparent in der Gemeinschaft behandelt. Verbleibende Überschüsse bleiben zweckgebunden, werden mit künftigen Kosten verrechnet oder fair ausgeglichen. Fehlbeträge werden geprüft und nicht verdeckt auf unbeteiligte Personen umgelegt.
Bei Mahlzeiten sind Abrechnung pro Person oder nach angemeldeten Stücken, gemeinsame Zuschläge und der gewählte Rundungsschritt vor Ort verständlich zu erklären. Nachträgliche Teilnehmer oder Stückänderungen können eine dokumentierte Neuverteilung erforderlich machen; die Software ersetzt nicht die Prüfung, ob diese gegenüber allen Beteiligten sachlich berechtigt ist.
6. Transparenz und Vier-Augen-Prinzip
Kassenbestand, Auslagen, Auszahlungen, Korrekturen und größere wiederkehrende Kosten sollen regelmäßig geprüft werden. Soweit praktisch möglich, bestätigt eine zweite berechtigte Person Kassenabschluss, Inventurdifferenzen und außergewöhnliche Erstattungen.
7. Verantwortung vor Ort
Die örtliche Gemeinschaft bestimmt verantwortliche Personen für Einkauf, Kasse und Administration. Sie prüft eigenständig, welche steuerlichen, arbeitsplatzbezogenen, hygienischen oder lebensmittelrechtlichen Anforderungen im konkreten Umfang gelten. Die Software ersetzt weder Belege noch Buchhaltung oder fachliche Beratung.
8. Ausscheiden aus der Gemeinschaft
Beim Ausscheiden werden offene Salden zeitnah geklärt. Danach wird das Profil archiviert. Erforderliche Buchungsnachweise bleiben nur so lange erhalten, wie sie für die Abrechnung oder gesetzliche Pflichten benötigt werden.
Stand: 17. September 2026
